Vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid v.v. Almkerk

 

1 Inleiding

VV Almkerk is een actieve, bloeiende voetbalclub welke mede door inzet van vele vrijwilligers als sportvereniging een bindende factor is in de gemeenschap Almkerk.
Om alle activiteiten, werkzaamheden, etc. goed te laten te verlopen, moeten veel dingen geregeld worden. Een groot aantal vrijwilligers ondersteunt onze club al door één of meerdere taken te vervullen. Een vereniging als vv Almkerk kan dan ook niet bestaan zonder deze vrijwilligers.

Op deze pagina is het vrijwilligersbeleid opgesteld op basis van eigen inzichten en ervaringen van andere voetbalverenigingen. Het vrijwilligersbeleid is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

  • Je mag lid worden van vv Almkerk
  • Je hebt dan recht op het spelen van wedstrijden, maar
  • Je hebt de plicht om bij te dragen in de organisatie van vv Almkerk

Met dit vrijwilligersbeleid wordt ernaar gestreefd dat alle leden van v.v. Almkerk een steentje bijdragen aan het welzijn en de toekomst van de vereniging.

2 Vrijwilligerscoördinator

Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid. De werkzaamheden die hierbij horen, zijn neergelegd bij de “coördinator vrijwilligersbeleid”. De taken voor deze vrijwilligerscoördinator zijn:

  • Aanspreekpunt voor alle partijen voor wat betreft vrijwilligerszaken.
  • Opstellen van vrijwilligersdatabase per afdeling.
  • Samen met commissies opstellen van overzichten van de uit te voeren activiteiten,

dit te beheren en het plannen hiervan.

  • Overzicht bewaren over alle activiteiten binnen vereniging.
  • Beoordelen en desgewenst toevoegen van nieuwe activiteiten.
  • Vrijwilligersbeleid beheren en rapporteren aan het Algemeen Bestuur.

3 Vrijwilligers

VV Almkerk kent verschillende soorten leden:

  • Rustende leden/donateurs
  • Actieve leden

Binnen het vrijwilligersbeleid richten wij ons tot de categorie “Actieve leden”. Bij deze categorie is er, zowel bij de heren/jongens als de dames/meisjes, een onderverdeling in pupillen, junioren en senioren. Voor dit beleidsplan gaan we van het volgende uit:

Als onderdeel van het lidmaatschap moeten de vrijwilligers, (spelende leden en ouders/ verzorgers van jeugdleden jonger dan 14 jaar), minimaal 1 dagdeel per seizoen een taak of functie uitoefenen voor vv Almkerk.

Wanneer meerdere kinderen jonger dan 14 jaar  (per 1-1-2017) binnen één gezin actief zijn, hoeft door de ouders/verzorgers maar voor één kind vrijwilligerswerk gedaan te worden.

(1 dagdeel = 1 ochtend, middag of avond)

Voorbeeld 1: Gezin met vader, moeder en 3 kinderen. Vader speelt in 2e elftal, 2 kinderen jonger dan 14 jaar spelen bij de jeugd. Van vader wordt verwacht dat hij minimaal 1 dagdeel vrijwilligerswerk doet omdat hij actief lid is. Omdat de kinderen zelf nog geen vrijwilligerswerk hoeven doen zal een van de ouders deze taak op zich moeten nemen. Dit betekent dat de vader 2 dagdelen gaat meedraaien of vader en moeder delen de verplichting en dragen ieder 1 dagdeel bij.

Voorbeeld 2: Gezin met vader, moeder en 3 kinderen. Ouders zijn geen spelend lid, oudste kind is ouder dan 14 jaar, de twee jongste zijn jonger dan 14 jaar. Het oudste kind moet zelf een bijdrage leveren. Voor de twee jongste kinderen is één van de ouders verantwoordelijk, van hen wordt totaal 1 dagdeel vrijwilligerswerk per seizoen verwacht.

3.1 Vrijstelling

Leden of ouders/verzorgers die blijvende gezondheidsproblemen ondervinden en waarvoor geen passende taak gevonden kan worden en daardoor geen vrijwilligerstaken kunnen uitvoeren, hoeven geen vrijwilligerswerk te doen. Zij kunnen dit melden aan de vrijwilligerscoördinator. In samenspraak met bestuur zal naar redelijkheid en billijkheid het verzoek worden beoordeeld.

Rustende leden en leden ouder dan 65 jaar, hoeven niet deel te nemen aan vrijwilligerswerkzaamheden, maar hun inzet wordt uiteraard zeer op prijs gesteld.

3.2 Nieuwe leden

Bij aanmelding als nieuw lid bij v.v. Almkerk wordt, wordt middels het inschrijfformulier gevraagd een voorkeur op te geven voor een categorie vrijwilligerstaken.

De ledenadministratie geeft de aanmelding door aan de vrijwilligerscoördinator hij/zij zorgt voor de uitgifte en beheer van het inschrijfformulier. Hierbij wordt rekening gehouden met de afdeling waar het nieuwe lid zal spelen.

Ieder kwartaal dient de ledenadministratie een update te geven van alle mutaties die dat kwartaal hebben plaatsgevonden (nieuwe leden, afmeldingen, mutatie tussen rustende en actieve leden). Deze mutaties dienen te worden doorgegeven aan de vrijwilligerscoördinator, zodat deze verwerkt kunnen worden. Hij/zij zorgt ervoor dat de wijziging doorgegeven wordt aan de commissie en houdt de vrijwilligersdatabase up-to-date.

4 Afstemming vrijwilligerscoördinator, afdelingen, werkwijze

De organisatiestructuur van v.v. Almkerk omvat diverse afdelingen en commissies:

  • Hoofd bestuur
  • Technische Commissie
  • Jeugd bestuur
  • Sponsor commissie
  • Afdeling terreinen
  • Afdeling materialen
  • Activiteitencommissie
  • Afdeling kantine
  • Afdeling gebouwen
  • Afdeling PR / Sponsoring
  • Afdeling secretariaat
  • Arbitrage
  • Afdeling dames voetbal
  • Wedstrijdsecretariaat senioren en jeugd
  • Toernooi commissie
4.1 Werkwijze
  • De commissies en afdelingen inventariseren per commissie/afdeling welke vrijwilligers taken zij hebben en hoeveel vrijwilligers zij hier voor nodig hebben en geven dit door aan de vrijwilligerscoördinator.
  • De vrijwilligerscoördinator zorgt er voor dat alle vrijwilligers welke vallen onder het vrijwilligersbeleid een formulier krijgen over het vrijwilligerswerk.
  • Het opgeven van het vrijwilligers werk moet d.m.v. het formulier vai de elftalleider bij de vrijwilligerscoördinator worden ingeleverd.
  • De vrijwilligerscoördinator inventariseert aan de hand van de ingeleverde formulieren welke vrijwilligers er bij welke commissie worden ingedeeld en geeft deze door aan de commissies.
  • De commissie nemen contact op met de vrijwilligers en plannen deze in.
  • Deze planningen/roosters worden na de uitgevoerde taken maandelijks ingeleverd bij de vrijwilligerscoördinator.
  • De vrijwilligerscoördinator houdt bij wie en wanneer welke taak heeft gedaan.
  • De vrijwilligerscoördinator inventariseert aan het einde van het seizoen en overlegt met het bestuur en penningmeester welke vrijwilligers niet hebben voldaan aan hun verplichtingen waardoor zij een additionele rekening (zie 4.2.1) moeten ontvangen.
  • Wanneer een vrijwilliger voor het nieuwe seizoen een andere bijdrage prefereert moet hij/zij dat zelf doorgeven aan de vrijwilligerscoördinator
4.2 Afzeggen

Afzeggen of verplaatsen van ingeplande werkzaamheden is niet mogelijk. Nadat men is ingepland voor het vrijwilligerswerk, is men zelf verantwoordelijk voor het nakomen van de afspraken. Indien men verhinderd is dient men zelf voor een vervanger te zorgen en dit door te geven aan de contactpersoon van de desbetreffende afdeling/commissie.

4.2.1 Leden die niet aan de regeling willen deelnemen (afkoopregeling).

Leden die geen vrijwilligerstaken willen uitvoeren geven dit aan op het inventarisatieformulier en betalen als afkoop jaarlijks € 50,- extra contributie. Dit bedrag geldt tevens voor de leden die zich op hebben gegeven om vrijwilligerstaken uit te voeren en deze niet zijn nagekomen.

4.3 Activiteiten

In 4.1 is aangegeven dat de afdelingen/commissies inventariseren welke vrijwilligerstaken gedaan moeten worden. Dit kunnen o.a. zijn:

  • Bardiensten.
  • Schoonmaak kleedkamers/kantine/gebouw.
  • Schoonmaak reclameborden.
  • Hulp bij pupillenkamp, feestavond, draaifeest.
  • Onderhoud complex (gebouwen, terrein, groenvoorziening).
  • Scheidsrechters senioren en jeugd.
  • Fungeren als leider van pupillen en junioren.
  • Commissie- of bestuursactiviteiten.
  • Assisteren bij de bezetting van de bestuurskamer.
  • Hulp bij inname en herstel van kleding.
  • Wassen kleding voor een aaneengesloten periode van minimaal een half seizoen.
  • Gastvrouw/man.
  • Wekelijks schrijven van wedstrijdverslagen voor op de website.
  • Distributie clubblad.
  • Overige door het bestuur vast te stellen taken/activiteiten.

5 Vrijwilligersverzekering en VOG (verklaring omtrent gedrag)

De gemeente Woudrichem heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten. Hiermee ondersteunt de gemeente vrijwilligerswerk in de samenleving.

De vrijwilligersverzekering is voor vrijwilligers die voor een organisatie (vereniging, instelling, kerk, dorpshuizen, dorpsraden etc.) onbetaalde werkzaamheden met een maatschappelijk belang verrichten voor derden.

Meer informatie is terug te vinden op de site van de gemeente Woudrichem:

http://www.woudrichem.nl/inwoners/zorg-welzijn-en-onderwijs_41253/item/vrijwilligersverzekering_19871.html

Om een veilige omgeving voor alle kinderen binnen onze vereniging te hebben, om een veilige sportomgeving te creëren en seksuele intimidatie te voorkomen, vragen wij een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan de vrijwilligers die met minderjarigen werken.

Alle medewerkers van 16 jaar en ouder die direct contact hebben met minderjarigen vragen wij om een VOG. Dit betreft alle leiders, trainers, verzorgers, jeugdscheidsrechters en jeugdcommissieleden. Het invoeren van een VOG binnen de sport en dus ook binnen onze vereniging, geeft meer zekerheid over het verleden van personen en vermindert de kans dat iemand, die eerder in de fout is gegaan met kinderen, een functie kan uitoefenen waarbij hij of zij met kinderen te maken heeft.

Naast een VOG hebben wij ook een vertrouwenscontactpersoon (VCP). De VCP is het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging voor iedereen die te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag en/of daar een vraag over heeft en hier met iemand over wil praten.

6 Vaststelling vrijwilligersbeleid in Algemene ledenvergadering

Het Vrijwilligersbeleid is door de leden van v.v. Almkerk in de Algemene ledenvergadering van 2016 vastgesteld

7 Evaluatie

7.1 Jaarlijkse evaluatie

Het Algemeen Bestuur evalueert het Vrijwilligersbeleid aan het einde van ieder seizoen. De vrijwilligerscoördinator wordt bij de evaluatie betrokken en voorziet het Algemeen Bestuur vooraf van de benodigde informatie (actuele ontwikkelingen, praktische uitvoering, etc).

7.2 Tussentijdse evaluatie

Indien de vrijwilligerscoördinator of de commissies tussentijds zaken opmerken die aanleiding geven tot aanpassing van het beleid, dan communiceert de vrijwilligerscoördinator dit met het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur besluit vervolgens of tussentijdse aanpassing van het beleid gewenst en/of noodzakelijk is.

8 Veelgestelde vragen

Aan wie moet ik doorgeven dat ik niet kan?
Als u op het aangegeven tijdstip niet kunt komen, dient u zelf een vervanger te verzorgen en dit door te geven aan de roosterplanner van de desbetreffende commissie. Mocht er op het allerlaatste moment een calamiteit voorvallen, dan dient u eveneens het aanspreekpunt van de commissie of de vrijwilligerscoördinator te bellen. Overigens dient u uw werkzaamheden daarna alsnog uit te voeren.

Als het voetballen is afgelast of er geen programma is, hoef ik toch niet te komen?
Dat is niet vanzelfsprekend! Als het voetballen op zaterdag wordt afgelast, wordt er vaak getraind of iets anders georganiseerd. Stelt u zich bij twijfel altijd in verbinding met het aanspreekpunt commissie waarvoor u een taak doet, de vrijwilligerscoördinator, of kom naar het complex.

Wordt er rekening gehouden met de schoolvakanties?
Nee, we plannen gewoon door behalve van 1 juli t/m 1 augustus. Uiteraard proberen we zoveel mogelijk met de vakanties rekening te houden maar activiteiten en werkzaamheden staan niet stil. Ruilen kan natuurlijk altijd.

Hoe kunnen ouders verplicht worden tot taakplichten? Het zijn toch de kinderen die bij vv Almkerk voetballen?
De kinderen voetballen maar zolang ze minderjarig zijn blijven de ouder(s)/verzorger(s) formeel “werkend” lid van de vereniging. Het zijn dan ook de ouder(s)/verzorger(s) die contributie plichtig zijn.

Als ik geruild heb en mijn vervanger komt niet, dan krijgt mijn vervanger een sanctie opgelegd?
Dat is geen doen. Als uw vervanger niet komt bent u verantwoordelijk, geen ander. Het is aan te raden goede afspraken te maken en als uw beurt eraan komt, elkaar nog even te herinneren. Als u toch een sanctie (boete/schorsing) krijgt voor verzuim van een vervanger dient u dit zelf met uw vervanger te vereffenen.

Wij zijn gescheiden als ouders en hebben meerdere kinderen voetballen bij vv Almkerk. Moeten we dan allebei dienst doen?
Nee, dat hoeft niet, ook niet als de kinderen gescheiden wonen. Wie de vrijwilligersplicht uitvoert maakt niet uit. Als het maar wordt uitgevoerd.

Ik werk elke zaterdag, wat dan?
Je kan er ook voor kiezen om op doordeweekse dagen en avonden vrijwilligerswerk uit te voeren. Je moet dit bij opgave opgeven. We streven ernaar op meer trainingsavonden de kantine te openen.

Hoe kom ik aan informatie en roosters?
De commissie waarvoor jij je hebt aangemeld geeft het rooster aan je door. Ben je deze informatie kwijt dan kun je die weer opvragen bij de betreffende commissie of teruglezen op onze site: www.vvalmkerk.nl.

Hoe zit het met opleidingen?
v.v. Almkerk kan op verzoek waar nodig en in overleg opleidingen verzorgen op diverse gebieden, denk hierbij aan scheidsrechter cursussen en opleidingen voor de kantine.

Kan ik tijdens het jaar van werkzaamheden switchen?
Dat kan alleen in overleg met de vrijwilligerscoördinator. Hij/zij bepaalt of hiervoor mogelijkheden zijn.

Geldt de vrijwilligersbijdrage ook voor spelers van de selectie?
De vrijwilligersbijdrage geldt voor iedereen, ook voor spelers van de selectie. Net als andere spelende leden hebben zij de verplichting vrijwilligerswerk te verrichten.

Wat als een dienst uitvalt?
Diensten die uitvallen, hoeven niet te worden ingehaald. Diegene die voor de taakplicht staat ingeroosterd is er zelf verantwoordelijk voor om zich ervan te overtuigen dat er ook daadwerkelijk niet gespeeld wordt/kantine niet open is Dit kan incidenteel voorkomen bij algehele afgelasting. Kijk op de site of informeer bij de vrijwilligerscoördinator of het aanspreekpunt (planner) van de betreffende commissie waarvoor u een taak vervult.

Wat als een bestaande vrijwilliger aangeeft in het nieuwe seizoen weer een functie of taak te zullen gaan vervullen en de vrijwilligersbijdrage dus niet hoeft te betalen, vervolgens geen taak of functie blijkt te hebben vervuld?
Als een vrijwilliger aangeeft ook het volgende seizoen weer een taak/functie te zullen gaan vervullen maar dat vervolgens niet doet en dus in gebreke blijft, dan betaalt hij/zij aan het einde van het seizoen een extra contributiebijdrage van € 50,-